Reunión multicultural sin choque cultural

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Las claves para una buena reunión de equipo multicultural en una empresa multinacional para mejorar diversidad.

Cualquier reunión multicultural contiene todos los ingredientes para crear un choque cultural a lo grande. Cada participante tiene expectativas condicionadas por su cultura de origen. Las reglas para cada aspecto de la reunión, desde la elaboración (o no) de una agenda hasta cómo debería ser la participación de cada uno, varían según  cada país.

¿Qué recomiendan los expertos?

Los expertos* en internacionalización de empresas recomiendan tener expectativas realistas. La primera debería ser  “esperar diferencias”. Reconocer abiertamente las diferencias culturales entre los participantes es abrir un diálogo para hacer visible lo que cada participante espera. Y, como veremos, esto nos puede sorprender.

Estas son las reglas y las claves para una reunion internacional o una reunión de un equipo multicultural.

Cuatro países, cuatro reuniones diferentes

Según dos reconocidos expertos** en este campo, establecer el propósito principal de una reunión puede ser la primera diferencia que nos sorprenda según cada país. Así:

  • En Estados Unidos es normal esperar que una reunión sea “productiva” a nivel práctico y concreto. Sobre todo, se espera tomar decisiones y “avanzar”.
  • En México una reunión productiva podría centrarse en cultivar la confianza entre socios o miembros del equipo; facilita la toma de decisiones
  • Los japoneses necesitan tomar decisiones en privado, tomándose el tiempo necesario para conseguir el consenso. La reunión solo confirma la decisión.
  • Un holandés, sin embargo, puede esperar que la reunión gire alrededor de críticas constructivas para mejorar el proyecto con eficiencia.

Son  solo cuatro ejemplos de  entre los cientos de países que representan la globalización. Pero independientemente de las diferencias, si entramos en nuestras reuniones con expectativas realistas, podremos salir más satisfechos. Como mínimo, eliminaremos un punto de conflicto innecesario partiendo de la base de un propósito en común.

Reuniones multiculturales y/o internacionales: la fuente de los choques culturales

Es útil analizar una reunión multicultural a través de la metáfora del iceberg de la cultura. Sobre la superficie tenemos la experiencia de la reunión en todas sus facetas. Pero bajo la superficie encontramos la dinámica real: las reglas invisibles operando en la mente de cada participante, los valores (preferencias) que hay detrás de cada  regla, y las creencias más preciadas, inconscientes e incuestionables, en el fondo.

Reglas y pautas para una reunión multicultural sin choque cultural.

Equipos Multiculturales: el diálogo es fundamental

A los clientes, hay que adaptarse; sin más. Pero los equipos multiculturales hacen bien en seguir los consejos de la Dra. Nancy J. Adler, académica y consultora con décadas de experiencia en el mundo:

  • Reconocer abiertamente las diferencias culturales.
  • Dedicar tiempo para hablar en equipo sobre las expectativas de cada uno.
  • Trabajar juntos para acordar unas “reglas del juego” que funcionen para todos.

Así ponemos las bases para trabajar pacíficamente sin perder el tiempo discutiendo sobre cuestiones básicas. Pero,  ¿qué temas deberíamos tratar para crear un protocolo para reuniones multiculturales? A continuación nos detendremos en las cuestiones que constituyen los cimientos de cualquier acuerdo básico.

Reuniones de equipos multiculturales: temas que tratar, acuerdos que alcanzar

Esta lista no pretende ser exhaustiva. Propone la agenda para una primera “metareunión” o “una reunión para hablar de reuniones”. Todas estas cuestiones están relacionadas con costumbres, valores e ideas que cambian de un país a otro:

  • Convocatoria – ¿Quién convocará las reuniones? ¿Con qué objetivos? ¿Y con cuánto tiempo de antelación habrá que avisar a los convocados?
  • Agenda – ¿Qué papel juega la agenda en cada una de las culturas representadas en el equipo? ¿Hay que cumplir estrictamente la agenda o, por el contrario, es una agenda flexible, fijada a modo orientativo? ¿Quién debería elaborar la agenda? ¿Pueden crearla conjuntamente los miembros del equipo? Si no, ¿está permitido añadir temas a la agenda?
  • Preparación – ¿Hay que hacer alguna tarea antes de la reunión? ¿Hay que documentarse, leer informes, tener ideas concretas sobre diferentes temas o, podemos ser espontáneos y flexibles?
  • Documentación – ¿Cuáles son las reglas para documentar nuestras reuniones? ¿Son reglas rígidas o flexibles? ¿Quién debería estar informado sobre los resultados de las reuniones? ¿Cómo haremos llegar esta información?
  • Postreunión – ¿Qué ocurre después? ¿Habrá un plan de acción? ¿Alguien supervisará el cumplimiento del plan? ¿El plan se revisará en la próxima reunión para medir los avances y pedir explicaciones a cada uno?

Y más temas importantes para una reunión multicultural…

Deberíamos ir más allá de los temas «estructurales» y «organizativos» de la reunión.  Merece la pena hablar de nuestras diferencias culturales también a un nivel más general.

  • Cultura – ¿Dónde se sitúa la cultura de cada participante en la escala de individualismo/colectivismo? ¿Qué efecto podría tener sobre sus expectativas para una reunión y su participación en ella? ¿Y sobre la escala del reparto del poder?
  • Tiempo – ¿Cuánto tiempo debería durar una reunión? ¿Cuál es el margen de puntualidad? ¿Se puede llegar cinco minutos tarde, o diez, o veinte? ¿Una reunión se puede alargar dependiendo de la situación? En caso de que sí, ¿es algo que puede ocurrir habitualmente? ¿Hay tiempo para charlar sobre temas no relacionados con la reunión? En algunas culturas este es un aspecto fundamental de la mayoría de las reuniones de equipos.
  • Comunicación – ¿Nuestro estilo de comunicación es directo o indirecto? ¿Las críticas constructivas se pueden compartir ante todo el grupo? Si la respuesta es sí, ¿cómo deberían ser estos comentarios para que sean realmente constructivos sin ofender a nadie? ¿Cuáles son las normas de cada cultura para la expresión (o no) de emociones, de enfado, de pasión? ¿Es aceptable interrumpir? ¿Es normal permanecer en silencio de vez en cuando?
  • Participación – ¿Qué tipo de participación esperamos en nuestras reuniones? ¿Esperamos la participación de todos o, es aceptable asistir sin participar activamente?

Lo más habitual es dar por hecho que una reunión “normal” es la que conocemos en nuestro país de origen. Nuestras expectativas son invisibles hasta el momento en que no se cumplen. Entonces, sentimos la frustración del choque cultural. Hasta cierto punto, es inevitable. Pero podemos reducir sus efectos negativos e incluso sacar beneficios positivos de esa “fricción cultural”.

Y el secreto puede ser tan simple como… hablar.

*Nancy J. Adler – International Dimensions of Organisational Behavior

**JOSEPH J. DISTEFANO. MARTHA L. MAZNEVSKI – Creating Value with Diverse Teams in Global Management 

 

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