Reunión multicultural sin choque cultural

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Las claves para una buena reunión de equipo multicultural en una empresa multinacional para mejorar diversidad.

Cualquier reunión multicultural contiene todos los ingredientes para crear un choque cultural a lo grande. Por debajo de la superficie cada participante tiene expectativas condicionadas por su cultura de origen. Varían de un país a otro las reglas para cada faceta de una reunión, desde la elaboración (o no) de una agenda hasta como debería ser la participación de cada uno.

¿Qué recomiendan los expertos?

Los expertos* en internacionalización de empresas recomiendan expectativas realistas, la primera siendo “esperar diferencias”. Reconocer abiertamente las diferencias culturales entre los participantes, es abrir un diálogo para hacer visible lo que cada participante espera. Y, como veremos, esto nos puede sorprender.

Estas son las reglas y las claves para una reunion internacional o una reunión de un equipo multicultural.

Cuatro países, cuatro reuniones diferentes

Según dos reconocidos expertos** en este campo, la primera sorpresa entre una nacionalidad y otra, puede ser el propósito principal de una reunión:

  • En Estados Unidos es normal esperar que una reunión sea “productiva” a nivel práctico y concreto. Sobre todo, se espera tomar decisiones y “avanzar”.
  • En México una reunión productiva podría centrarse en cultivar la confianza entre socios o miembros del equipo; facilita la toma de decisiones
  • Los japoneses necesitan tomar decisiones en privado, tomando el tiempo necesario para conseguir el consenso. La reunión solo confirma la decisión.
  • Un holandés, sin embargo, puede esperar que la reunión gira alrededor de críticas constructivas para mejorar el proyecto con eficiencia.

Son ejemplos de solo cuatro países entre los cientos que representan la globalización. Pero independientemente de las diferencias, entramos en nuestras reuniones con expectativas realistas, podemos salir más satisfechos. Como mínimo, eliminamos un punto de conflicto innecesario partiendo de la base de un propósito en común.

Reuniones multiculturales y/o internacionales: la fuente de sus choques culturales

Es útil analizar una reunión multicultural a través de la metáfora del iceberg de la cultura. Encima de la superficie tenemos la experiencia de la reunión en todas sus facetas. Pero debajo de la superficie encontramos la dinámica real: las reglas invisibles operando en la mente de cada participante, los valores (preferencias) detrás de las reglas, y las creencias más preciadas, inconscientes e incuestionables, en el fondo.

Reglas y pautas para una reunión multicultural sin choque cultural.

Equipos Multiculturales: el diálogo es fundamental

A los clientes, hay que adaptarse; sin más. Pero los equipos multiculturales hacen bien en seguir los consejos de la Dra. Nancy J. Adler, académica y consultora con décadas de experiencia en el mundo:

  • Reconocer abiertamente las diferencias culturales.
  • Dedicar tiempo para hablar en equipo sobre las expectativas de cada uno.
  • Trabajar juntos para acordar unas “reglas del juego” que funcionan para todos.

Así ponemos las bases para trabajar pacíficamente sin perder el tiempo discutiendo sobre cuestiones básicas. Pero: ¿qué temas deberíamos tratar para crear un protocolo para reuniones multiculturales? A continuación, miraremos las cuestiones que forman los cimientos de cualquier acuerdo básico.

Reuniones de equipos multiculturales: temas para tratar, acuerdos para alcanzar

Esta lista no pretende ser comprensiva. Ofrece la agenda para una primera “metarreunión” o “una reunión para hablar de reuniones”. Todas estas cuestiones están relacionadas con costumbres, valores e ideas que cambian de un país a otro:

  • Convocación – ¿Quién convocará las reuniones? ¿Para qué motivos? ¿Y, con cuánto tiempo de antelación habrá que avisar a los convocados?
  • Agenda – ¿Qué papel juega una agenda en cada cultura representada en el equipo? ¿Hay que cumplir estrictamente la agenda o, la agenda es flexible, de modo orientativo? ¿Quién debería elaborar la agenda? ¿La agenda se puede crear conjuntamente entre todos los miembros del equipo? Si no, ¿está permitido añadir temas a la agenda?
  • Preparación – ¿Hay que hacer deberes antes de la reunión? ¿Hay que documentarse, leer informes, tener ideas concretas sobre diferentes temas o, podemos ser espontáneos y flexibles?
  • Documentación – ¿Cuáles son nuestras reglas para documentar nuestras reuniones? ¿Son reglas rígidas o flexibles? ¿Quién debería estar informado sobre los resultados de cualquier reunión? ¿Cómo haremos llegar esta información?
  • Postreunión – ¿Qué ocurre después? ¿Habrá un plan de acción? ¿Alguien supervisará el cumplimiento del plan? ¿El plan se revisará en la próxima reunión para medir los avances y pedir explicaciones a cada uno?

Y más temas importantes para una reunión multicultural…

Deberíamos ir más allá de los temas “estructurales” y “organizacionales” de la reunión.  Merece la pena hablar de nuestras diferencias culturales a nivel más general también.

  • Cultura – ¿Dónde se sitúa la cultura de cada participante en la escala de individualismo/colectivismo? ¿Qué efecto podría tener sobre sus expectativas para una reunión y su participación en ella? ¿Y sobre la escala del reparto del poder?
  • Tiempo – ¿Cuánto tiempo debería durar una reunión? ¿Cuál es la margen de puntualidad? ¿Se puede llegar cinco minutos tarde, o diez, o veinte? ¿Una reunión se puede alargar dependiendo de la situación? En caso de que sí, ¿es algo que puede ocurrir habitualmente? ¿Hay tiempo para charlar sobre temas no relacionados con la reunión? En algunas culturas este es un aspecto fundamental de la mayoría de las reuniones de equipos.
  • Communication – ¿Nuestro estilo de comunicación es directo o indirecto? ¿Las críticas constructivas se pueden compartir ante todo el grupo? Si la respuesta es sí, ¿cómo deberían ser estos comentarios para que sean realmente constructivos sin ofender a nadie? ¿Cuáles son las normas de cada cultura para la expresión (o no) de emociones, de enfado, de pasión? En el país de cada uno: ¿es aceptable interrumpir? ¿es normal permanecer en silencio de vez en cuando?
  • Participación – ¿Qué tipo de participación esperamos en nuestras reuniones? ¿Esperamos la participación de todos o, es aceptable asistir sin participar activamente?

Lo más habitual es dar por hecho que una reunión “normal” es la que conocemos en nuestro país de origen. Nuestras expectativas son invisibles hasta el momento en que no se cumplan. Entonces, sentimos la frustración del choque cultural. Hasta cierto punto, es inevitable. Pero podemos reducir sus efectos negativos e incluso sacar beneficios positivos de esa “fricción cultural”.

Y el secreto puede ser tan simple como… hablar.

*Nancy J. Adler – International Dimensions of Organisational Behavior

**JOSEPH J. DISTEFANO. MARTHA L. MAZNEVSKI – Creating Value with Diverse Teams in Global Management 

 

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